Hợp pháp hóa lãnh sự là gì ? Chứng nhận lãnh sự. Hợp thức hóa lãnh sự 2023

Việt Nam chúng ta hiện nay đang trong quá trình hội nhập với thế giới. Việc giao thương buôn bán, du học, xuất khẩu lao động, ngày càng được đẩy mạnh và quan tâm nhiều hơn. Và việc chứng nhận lãnh sự, hợp thức hóa lãnh sự đang là vấn đề được mọi người quan tâm chú ý đến nhất dạo gần đây. Nhưng không phải ai cũng hiểu chứng nhận lãnh sự là gì ? Hợp thức hóa lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự được pháp luật Việt Nam quy định như thế nào? Sau đây hãy cùng Luật Ba Đình chúng tôi làm rõ những nội dung trên. 

I. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì ? Chứng nhận lãnh sự là gì ? Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện các thủ tục trên. 

Hợp pháp hóa lãnh sự hay còn có tên gọi khác là hợp thức hóa lãnh sự. Chứng nhận lãnh sự có phải là hợp pháp hóa lãnh sự không ? Sau đây hãy cùng Luật Ba Đình chúng tôi làm rõ những nội dung trên. 

1.1 Hợp pháp hóa lãnh sự là gì ?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. 

1.2 Chứng nhận lãnh sự là gì ? 

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Mục đích chứng nhận lãnh sự là nhằm khiến các giấy tờ, văn bản của một nước được công nhận tại một nước khác. Đồng thời không ảnh hưởng tới hiệu lực pháp lý tại nước ngoài do nghi ngờ tính chân thực của con dấu và chữ ký trên giấy tờ, văn bản.

1.3 Cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục trên ?

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục về chứng thực lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự/ hợp thức hóa lãnh sự tại Việt Nam. 

• Cục Lãnh sự (Hà Nội) thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội

     Địa chỉ: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội

• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM

     Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh 

Ở nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là: Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. 

1.4. Căn cứ pháp lý để hợp thức hóa lãnh sự ? 

• Căn cứ pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được quy định tại: 
• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá lãnh sự.
• Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

II. Các vấn đề thường được quan tâm đến khi nhắc tới chứng nhận lãnh sự/ hợp thức hóa lãnh sự là gì ?

Nhắc tới chứng nhận lãnh sự/ hợp thức hóa lãnh sự thì các vẫn đề thường được quan tâm đến như giấy tờ, thời gian, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ được chúng tôi làm rõ như sau: 

2. 1 Các loại giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm các loại giấy tờ nào?

Những loại giấy tờ thường được chứng thực/ hợp pháp hóa lãnh sự phổ biến như: 

2.1.1 Các thủ tục, giấy tờ, tài liệu chủ yếu được hợp pháp hóa hay được nhắc đến:  

• Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam. 
• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài .
• Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam; 
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam;
• Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam;
• Bằng cấp và chứng chỉ;
• Lý lịch tư pháp;
• Đăng ký kết hôn;
• Giấy khám sức khỏe; 

2.1.2 Các thủ tục, giấy tờ cần được chứng nhận lãnh sự phổ biến hiện nay ở Việt Nam bao gồm: 

• Xin việc tại nước ngoài;
• Xin định cư tại nước ngoài;
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài;
• Xin nhập tịch nước ngoài;
• Chứng nhận các loại giấy giờ Việt Nam được sử dụng tại nước ngoài: Như chứng nhận giấy chứng nhận lưu hành tự do CFS,….

2.2 Lệ phí chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh  được pháp luật quy định như thế nào? 

– Hợp pháp hóa lãnh sự 30.000 VNĐ/bản

– Chứng nhận lãnh sự 30.000 VNĐ/bản

Thực hiện theo Thông tư số 157/2016/TT-BTC ngày 24/10/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá lãnh sự.

Lưu ý:

• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ),
• Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng để sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở Việt Nam/hoặc nước ngoài, thì bạn cần phải thêm chi phí chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.
• Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:

– Phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ;

– Được miễn thu phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó;

– Được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá, chứng nhận lãnh sự của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.

2.3 Pháp luật quy định như thế nào về thời gian chứng nhận lãnh sự ?

a. Đối với hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết: 

– Hồ sơ có số lượng dưới 10 giấy tờ, tài liệu: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

– Hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

b. Đối với trường hợp hồ sơ cần xác minh:

Như kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự hoặc chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo: Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh.

Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự tùy thuộc vào  số lượng tính chất của loại hồ sơ tài liệu. Thực tế thì thủ tục có thể bị khéo dài hơn nhưng không quá 1 tuần làm việc. 

Ngoài ra, bạn còn cần thời gian xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước cấp (nếu là giấy tờ nước ngoài) hoặc tại nước sử dụng (nếu là giấy tờ cấp tại Việt Nam).

III. Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự được Pháp luật Việt Nam quy định như thế nào? 

Cụm từ chứng thực lãnh sự, hợp thức hóa lãnh sự chắc chắn ai cũng đã được nghe và nhắc tới nhưng không phải ai cũng biết thủ tục hợp thức hóa lãnh sự được pháp luật quy định như thế nào. Và tờ khai hợp thức hóa lãnh sự/ chứng thực lãnh sự được đăng tải ở đâu? Sau đây hãy cũng chúng tôi phân tích và làm rõ những nội dung như sau: 

3.1 Hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài.

•  01 tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự.

     Hiện nay, tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự được khai theo tờ khai online trên https://dichvucong.mofa.gov.vn. Mẫu mẫu LS/HPH-2012/TK hiện tại không được sử dụng nữa do không có mã để lấy số khi nộp hồ sơ

• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân: thẻ căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu,..đối với trường hợp nộp trực tiếp. Hoặc 01 bản chụp (không phải chứng thực) giấy tờ tùy thân nêu trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự. Nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu tại điểm c.
•  01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp yêu cầu trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích. Tổ chức, cá nhân tự chịu cước phí dịch vụ bưu chính công ích hai chiều.
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu tại điểm c. Bộ phận Một cửa có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

3.2 Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài để  được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự.
• Hiện nay, tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự được khai theo tờ khai online trên https://dichvucong.mofa.gov.vn. Mẫu mẫu LS/HPH-2012/TK hiện tại không được sử dụng nữa do không có mã để lấy số khi nộp hồ sơ.Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản chụp (không phải chứng thực) giấy tờ tùy thân nêu trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu tại điểm c sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên, không phải chứng thực; người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. 
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu tại điểm c và d.
• 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp yêu cầu trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích. Tổ chức, cá nhân tự chịu cước phí dịch vụ bưu chính công ích hai chiều.
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu tại điểm c. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

3.3 Quy trình chứng nhận lãnh sự hợp thức hóa lãnh sự năm 2023. 

Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa.

Bước 2: Bộ phận Một cửa tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

– Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định. 

– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận Một cửa hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”.  Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.

– Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận Một cửa từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.

– Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận Một cửa tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự để giải quyết theo thẩm quyền.

Bước 3: Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa theo quy định: 

– Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự phải kịp thời thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

– Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xác minh với cơ quan có thẩm quyền liên quan, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần.

– Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận Một cửa.

“Trường hợp phát hiện giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự thu giữ giấy, tờ tài liệu đó, kịp thời thông báo cho Bộ phận Một cửa và cơ quan có thẩm quyền liên quan để phối hợp, xử lý theo quy định”. 

– Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận Một cửa đúng thời gian quy định.

Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự, Bộ phận Một cửa kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. 

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết. Bộ phận Một cửa giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Phòng Hợp pháp hóa lãnh sự.

IV. Một số khó khăn vướng mắc thực tế trong khi thực hiện thủ tục chứng thực lãnh sự. 

Tuy nhiên thực tế thì chúng tôi nhận thấy có một số những bất cập như sau:

Nhu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự về giấy tờ tài liệu của các cơ quan, cá nhân, tổ chức là rất lớn. Trong khi đó thẩm quyền giải quyết thủ tục lãnh sự thì  chỉ có hai cơ quan thực hiện. Ở miền Bắc thì có Cục Lãnh Sự tại 40 Trần Phú, Ba Đình Hà Nội, ở miền nam thì có Sở Ngoại Vụ ở Thành phố Hồ Chí Minh.

Mỗi một hồ sơ, là một số trong khi thực tế một ngày thì một cơ quan chỉ có thể giải quyết từ 130-200 số trên một ngày. Trong khi thì số lượng người đến lấy số xếp hàng quá đông, rất nhiều người phải đến xếp hàng lấy số từ rất sớm (thực tế là từ 3-4 giờ sáng đã có người xếp hàng chờ lấy số).

Và nếu việc xếp hàng lấy số, mà số quá cao, hết giờ vẫn chưa được giải quyết thì hôm sau lại xếp hàng lấy số lại từ đầu. Nhu cầu của cơ quan tổ chức, cá nhân về vấn đề chứng thực lãnh sự thì nhiều nhưng quá tải trong việc giải quyết.

Trước tình hình đó, cục lãnh sự cũng đưa ra giải pháp như đăng ký xếp hàng nộp hồ sơ online trên cổng thông tin của cục lãnh sự. Tuy nhiên do số lượng cá nhân, tổ chức có nhu cầu về chứng thực lãnh sự quá lớn, nên lịch đăng ký xếp hàng hộp hồ sơ đã đầy đến hết năm.

V. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Công ty Luật Ba Đình ? 

Từ những bất cập và khó khăn trên. Công ty Luật Ba Đình hướng dẫn khách hàng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ về thủ tục chứng thực lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. 

Các hình thức liên hệ Luật sư tư vấn.

Luật Ba Đình nhận hỗ trợ tư vấn về thủ tục trên: 

Địa chỉ mail tiếp nhận nội dung tư vấn là luatbadinh.vn@gmail.com. Khách hàng chỉ cần gửi mail nội dung và yêu cầu, Luật Ba Đình sẽ tiếp nhận, giải quyết và trả lời trong thời gian sớm nhất.

– Liên hệ tư vấn về thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và các giấy tờ cần thiết qua website:

Website https: //luatbadinh.vn/ của chúng tôi đã tích hợp sẵn công cụ tương tác với khách hàng cần tư vấn qua hình thức chat trực tiếp. Hãy gửi tin nhắn qua hộp thoại chatbox. Đội ngũ chuyên viên tư vấn sẽ phản hồi tức thời các vấn đề khách hàng quan tâm.

 Ngoài ra, gọi điện thoại là cách thức liên hệ, kết nối nhanh nhất với luật sư tư vấn. Chúng tôi luôn sẵn sàng nhận cuộc gọi từ khách hàng.

Liên hệ tư vấn về thủ tục hợp thức hóa lãnh sự  
0988931100 – 0931781100

– Tới trực tiếp văn phòng luật sư.

Để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho quý khách cũng như đảm bảo tính chính xác trong tư vấn, quý khách có thể đến trực tiếp văn phòng làm việc của chúng tôi tại địa chỉ dưới đây: