Trong quá trình hoạt động, do nhu cầu kinh doanh mà nhiều trường hợp doanh nghiệp buộc phải chuyển trụ sở công ty. Điều này kéo theo các vấn đề liên quan phát sinh như thông báo thuế, hóa đơn giá trị gia tăng, tệp khách hàng tin cậy,…Vì vậy, doanh nghiệp cần lường trước những rủi ro cũng như các thủ tục cần thiết khi tiến hành thay đổi địa chỉ công ty. 

I – ĐỊA CHỈ CÔNG TY LÀ GÌ? HIỂU NHƯ THẾ NÀO CHO ĐÚNG VÀ ĐẦY ĐỦ?

⇒ Căn cứ pháp lý: ♦ Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020.

Theo quy định pháp luật, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam. Đó là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Bao gồm cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Có thể hiểu, địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ đó được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Địa chỉ này cũng bao gồm cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Như vậy, địa chỉ công ty phải rõ ràng, chính xác và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Đặc biệt, địa chỉ này phải có tính ổn định lâu dài. Từ đó tránh các trường hợp phải thay đổi điều chỉnh các vấn đề liên quan như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng,…

II – THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY CÓ CẦN ĐĂNG KÝ KHÔNG?

⇒ Căn cứ pháp lý:   ♦ Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020;

                            ♦ Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Theo quy định trên, doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, địa chỉ trụ sở chính là một trong những nội dung thể hiện trên đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Trường hợp vi phạm quy định về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ chịu mức phạt như sau:

• Quá thời hạn quy định từ 01 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng
• Quá thời hạn quy định từ 31 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
• Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Ngoài các mức phạt trên, doanh nghiệp phải tiến hành biện pháp khắc phục hậu quả. Cụ thể đó là buộc đăng ký thay đổi các nội dung Giấy chứng nhận doanh nghiệp theo quy định.

III – THỦ TỤC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY (CHUYỂN TRỤ SỞ CÔNG TY) NHƯ THẾ NÀO?

Luật Ba Đình nhận được câu hỏi từ nhiều khách hàng rằng muốn thay đổi trụ sở công ty cho phù hợp tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, không biết nên thực hiện thủ tục thế nào? Có ảnh hưởng gì đến việc kê khai thuế hay không? 

1. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty

⇒ Căn cứ pháp lý: ♦ Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019;

                                ♦ Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

                                ♦ Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế.

Theo quy định, nếu người nộp thuế thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, thì phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan đăng ký doanh nghiệp. Vậy cụ thể, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục gì với cơ quan thuế? 

Thứ nhất, nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn còn thiếu theo quy định.

Thứ hai, nộp đầy đủ số tiền thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước theo quy định.

Thứ ba, đề nghị hoàn trả số tiền thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước nộp thừa.

Thứ tư, được chuyển:

• Số tiền thuế GTGT chưa khấu trừ hết để bù trừ với số thuế GTGT phát sinh tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Số thuế TNCN, thuế TNDN, lợi nhuận sau thuế còn lại sau khi trích lập các quỹ đã tạm nộp nhưng chưa đến thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế để bù trừ với số phải nộp theo hồ sơ khai quyết toán thuế.

»» Lưu ý:

Nếu thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, đồng nghĩa với việc không thay đổi cơ quan thuế quản lý. Ngược lại, doanh nghiệp chuyển đổi địa chỉ sang địa bàn cấp tỉnh khác sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Lúc này, ngoài các nghĩa vụ nêu trên, doanh nghiệp phải soạn thảo hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế gửi đến cơ quan thuế nơi chuyển đi và nơi chuyển đến. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị như sau:

♥ Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:

+ Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST;

+ Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động. Hoặc văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp. Đặt ra trong trường hợp địa chỉ trên các Giấy tờ này có thay đổi.

+ Các giấy tờ khác theo từng trường hợp cụ thể.

♥ Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

+ Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến. (Mẫu số 30/ĐK-TCT)

+ Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động. Hoặc văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp địa chỉ trên các Giấy tờ này có thay đổi.

+ Các giấy tờ khác theo từng trường hợp cụ thể.

2. Thủ tục chuyển trụ sở công ty

⇒ Căn cứ pháp lý: ♦ Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Thông báo này sẽ do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên. Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh. Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh. Kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

         + Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;

         + Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

IV – NHỮNG LƯU Ý GÌ KHI THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY?

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Vậy sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần lưu ý những điều gì để tránh các rủi ro không đáng có? Ba lưu ý quan trọng sau đây mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm.

Thứ nhất, về con dấu công ty. 

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận thì không phải tiến hành khắc lại dấu. Tuy nhiên, nếu chuyển trụ sở công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác thì sao? Lúc này, doanh nghiệp cần tiến hành khắc lại con dấu. Đồng thời công bố trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về doanh nghiệp.

Thứ hai, về hóa đơn công ty.

Tương tự, nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên, địa chỉ mới và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó gửi công văn tới Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh, doanh nghiệp cần:

• Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi;
• Đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn;
• Nộp Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng;
• Nộp thông báo điều chỉnh hóa đơn đến cơ quan thuế.

Thứ ba, các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty.

Một là, thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội. Vấn đề này đặt ra trong trường hợp địa chỉ công ty khác quận/huyện.

Hai là, ký phụ lục hợp đồng. Chỉ đặt ra đối với các hợp đồng đã ký kết và đang thực hiện. Điều này đảm bảo phía đối tác nắm rõ việc thay đổi địa chỉ công ty.

Ba là, thay đổi địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng của công ty.

Bốn là, thay đổi các thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty.

V – DỊCH VỤ THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY MÀ LUẬT BA ĐÌNH CUNG CẤP

Tự hào là đơn vị tư vấn pháp lý đồng hành cùng doanh nghiệp nhiều năm, Luật Ba Đình mang đến cho quý khách hàng dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty (chuyển trụ sở công ty) chính xác, uy tín và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Chúng tôi luôn mong muốn là đơn vị có thể giúp doanh nghiệp phòng tránh mọi rủi ro pháp lý có thể phát sinh trong quá trình hoạt động. Nếu có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty, hoặc bất cứ vướng mắc nào khác, vui lòng liên hệ Luật Ba Đình để được hỗ trợ giải đáp và tư vấn miễn phí.

Quý khách hàng có thể tham khảo các nội dung thay đổi đăng ký doanh nghiệp khác:

» Thủ tục thay đổi vốn điều lệ Công ty cổ phần, Công ty TNHH: https://luatbadinh.vn/thu-tuc-thay-doi-von-dieu-le-cong-ty-co-phan-tnhh

» Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty: https://luatbadinh.vn/thay-doi-nguoi-dai-dien-theo-phap-luat-cua-cong-ty

» Thủ tục tăng vốn điều lệ Công ty TNHH 1 thành viên, 2 thành viên. Làm hồ sơ tăng vốn nhanh: https://luatbadinh.vn/thu-tuc-tang-von-dieu-le-cong-ty-tnhh-1-thanh-vien-2-thanh-vien