Thay đổi người đại diện công ty theo pháp luật là thay đổi người giữ các chức danh như: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty, Chủ tịch HĐTV, Chủ tịch HĐQT. Luật Ba Đình hướng dẫn thủ tục, làm hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần, công ty TNHH.
I. TÌM HIỂU VỀ VAI TRÒ, TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY ( CỔ PHẦN, TNHH) TRƯỚC KHI LÀM THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN CÔNG TY THEO PHÁP LUẬT.
1. Vai trò của người đại diện theo pháp luật của công ty.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được hiểu là cá nhân:
- Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp;
- Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn; bị đơn; người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án.
- Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
2. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của công ty.
Có thể thấy rằng, người đại diện theo pháp luật giống như bộ mặt của doanh nghiệp trước các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng như các đối tác khác. Vì vậy, người đại diện theo pháp luật có những trách nhiệm sau đây:
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng nhằm bảo đảm tốt nhất lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
- Trung thành tuyệt đối với lợi ích của doanh nghiệp;
- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.
- Chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ.
II. MUỐN THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN CÔNG TY THEO PHÁP LUẬT CẦN TÌM HIỂU VỀ TIÊU CHUẨN, ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRỞ THÀNH NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY. SAU ĐÓ LÀM HỒ SƠ, THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY ĐÚNG TRÌNH TỰ QUY ĐỊNH.
1. Tiêu chuẩn và điều kiện trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Một là, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Hai là, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
- Ba là, thành viên, cổ đông là công ty có phần vốn góp hay cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ không được cử người thân thích của người quản lý và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện theo ủy quyền tại công ty khác;
- Bốn là, các tiêu chuẩn và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định.
2. Hồ sơ, trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty ( cổ phần, TNHH)
2.1. Thành phần hồ sơ.
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (Theo mẫu Phụ lục II-2, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty;
- Quyết định và biên bản họp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đăng kí doanh nghiệp và bản sao hợp lệ giấy chứng thực cá nhân (Trường hợp không phải Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ)
Đối với công ty cổ phần:
- Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
- Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty (Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2014): Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng quản trị.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:
Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
(Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty)
2.2. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.
Bước 1: Doanh nghiệp nộp Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Hồ sơ được nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Đây là nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ bao gồm: Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật; Các văn bản được nêu tại mục Thành phần hồ sơ.
Bước 2: Kể từ khi nhận Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật, trong vòng 03 (ba) ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
III. MỘT SỐ LƯU Ý KHI TIẾN HÀNH THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY.
- Cần chú ý về việc đăng ký thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng.
- Cần thay đổi người ký trong chữ ký số.
- Nếu việc thay đổi đi kèm việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện pháp luật mới. Cần tiến hành kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.
- Cần thông báo với đối tác, khách hàng và các cơ quan liên quan về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
