Khi doanh nghiệp muốn có một văn phòng ngoài trụ sở chính. Mục đích để thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp chứ không sản xuất hay kinh doanh. Khi đó, doanh nghiệp sẽ quyết định thành lập văn phòng đại diện (mở văn phòng đại diện ). Vậy thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài sẽ được thực hiện thế nào ? Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì? Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện. Bài viết này, Luật Ba Đình sẽ nghiên cứu thủ tục mở văn phòng đại diện dựa trên quy định của Luật Doanh Nghiệp 2020. Luật này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2021. Thủ tục mở văn phòng đại diện khác tỉnh cần chi phí mở văn phòng đại diện là bao nhiêu? Nên mở văn phòng đại diện hay chi nhánh?
I. QUY ĐỊNH VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ QUYỀN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN (MỞ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ) CỦA DOANH NGHIỆP.
Bản thân cụm từ “Văn phòng đại diện” cũng đã thể hiện tương đối rõ nét bản chất pháp lý của nó. Bóc tách cụm từ “văn phòng đại diện” thành hai về để phân tích.
“Văn phòng” là gì ? Khái niệm này đã quá dễ hiểu nên không cần phân tích thêm.
“Đại diện” là gì ? Đại diện ở đây có nghĩa là nhân danh công ty. Nhân danh công ty để trao đổi, làm việc với đối tác, với khách hàng hoặc các bên liên quan khác. Mục đích của việc đại diện là nói lên tiếng nói của doanh nghiệp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp. Cụm từ “Đại diện” lột tả khá rõ nét bản chất pháp lý của văn phòng đại diện. Đó là cách hiểu, cách tiếp cận khái niệm văn phòng đại diện theo góc độ phân tích ngữ nghĩa câu từ.
Vậy pháp luật quy định thế nào về VPĐD ? Luật Doanh nghiệp đã quy định về VPĐD như sau: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Văn phòng đại diện gồm có:
- VPĐD của các doanh nghiệp trong nước;
- VPĐD của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Ví dụ: Để phát triển thương hiệu của mình, công ty Cocacola có rất nhiều văn phòng đại diện. Các văn phòng trên giúp Công ty Cocacola hoạt động và nhân danh công ty. Thực hiện một số nhiệm vụ mà công ty mẹ ủy quyền.
Chức năng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Ngoài ra thì văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Cũng có những đặc điểm chung giống với chức năng của văn phòng.
- Thực hiện báo cáo tài chính. Báo cáo kết quả thực hiện hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng, giảm sút. Từ đó đề ra các kế hoạch, chiến lược phát triển cơ sở mình đạt hiệu quả cao nhất.
- Để hoạt động có hiệu quả trong hoạt động. Các văn phòng đại diện cần xây dựng, đào tạo tạo hoàn thiện bộ máy quản lý. Đội ngũ nhân viên hoạt động tinh nhuệ, sáng tạo phát huy được hết năng lực. Đem lại mục đích cuối cùng cho doanh nghiệp mẹ đó là “Lợi nhuận”.
- Trong một doanh nghiệp có nhiều văn phòng đại diện. Thì các văn phòng đại diện cần trao đổi học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, khai thác tìm hiểu khách hàng. Đại diện của các doanh nghiệp trong nước.
1. Quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Theo Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020:
Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
Tóm lại:
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;
- Có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó’
- Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Quyền thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp (quyền mở văn phòng đại diện )
Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
2. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
4. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
5. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Xem thêm
Thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh.
Số điện thoại tư vấn miễn phí của Luật Ba Đình:
- Viettel: 0988931100
- Mobifone: 0931781100
- Máy bàn: 02439761078
II. TRÌNH TỰ THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN (THỦ TỤC MỞ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN ).
1. Lựa chọn tên văn phòng đại diện.
Điều 40 luật doanh nghiệp quy định về tên văn phòng đại diện như sau:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.” Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”
2. Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
3. Trình tự giải quyết thủ tục thành lập văn phòng đại diện (mở văn phòng đại diện ).
Doanh nghiệp nộp hồ sơ lên cơ quan đăng ký kinh doanh. Cơ quan ĐKKD xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Thời gian xem xét hồ sơ là 03 ngày làm việc. 03 ngày làm việc được tính từ ngày nhận hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ hợp lệ:
Cơ quan ĐKKD cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ:
Cơ quan ĐKKD phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp. Văn bản từ chối phải nêu rõ lý do.
Liên hệ số điện thoại tư vấn miễn phí thủ tục thành lập văn phòng đại diện (mở văn phòng đại diện):
- Viettel: 0988931100
- Mobifone: 0931781100
- Máy bàn: 02439761078
